{"id":"bgbl1-2020-48-5","kind":"bgbl1","year":2020,"number":48,"date":"2020-10-28T00:00:00Z","url":"https://offenegesetze.de/veroeffentlichung/bgbl1/2020/48#page=40","api_url":"https://api.offenegesetze.de/v1/veroeffentlichung/bgbl1-2020-48-5/","document_url":"https://media.offenegesetze.de/bgbl1/2020/bgbl1_2020_48.pdf#page=40","order":5,"title":"Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse sowie zur Änderung der Verordnung über die notarielle Fachprüfung","law_date":"2020-10-13T00:00:00Z","page":2246,"pdf_page":40,"num_pages":12,"content":["2246 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\nVerordnung\nüber die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse\nsowie zur Änderung der Verordnung über die notarielle Fachprüfung\nVom 13. Oktober 2020\nAuf Grund Abschnitt 3\n– des § 7g Absatz 2 Satz 2 der Bundesnotarordnung, Verwahrungsverzeichnis\nder zuletzt durch Artikel 136 der Verordnung vom § 21 Verwahrungsverzeichnis\n31. August 2015 (BGBl. I S. 1474) geändert worden § 22 Angaben im Verwahrungsverzeichnis\nist, § 23 Massenummer und Buchungsnummer\n§ 24 Angaben zu den Beteiligten\n– des § 7i der Bundesnotarordnung, der zuletzt durch\n§ 25 Angaben zu Einnahmen und Ausgaben\nArtikel 136 der Verordnung vom 31. August 2015\n(BGBl. I S. 1474) geändert worden ist, § 26 Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten\n§ 27 Angaben zu Schecks und Sparbüchern\n– des § 36 der Bundesnotarordnung, der durch Arti- § 28 Angaben zu Notaranderkonten\nkel 1 Nummer 3 des Gesetzes vom 1. Juni 2017 § 29 Export der Eintragungen\n(BGBl. I S. 1396) eingefügt worden ist, und § 30 Persönliche Bestätigung\n– des § 59 des Beurkundungsgesetzes, der durch Ar-\ntikel 2 Nummer 19 des Gesetzes vom 1. Juni 2017 Abschnitt 4\n(BGBl. I S. 1396) eingefügt worden ist, Urkundensammlung, Erbvertragssammlung\nverordnet das Bundesministerium der Justiz und für § 31 Urkundensammlung\nVerbraucherschutz: § 32 Erbvertragssammlung\n§ 33 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen\nArtikel 1\nAbschnitt 5\nVerordnung Elektronische\nüber die Führung Urkundensammlung, Sondersammlung\nnotarieller Akten und Verzeichnisse § 34 Elektronische Urkundensammlung\n(NotAktVV) § 35 Einstellung von Dokumenten\n§ 36 Löschung von Dokumenten\nInhaltsübersicht § 37 Sondersammlung\n§ 38 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen\nAbschnitt 1\n§ 39 Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die\nAllgemeine Bestimmungen Urkundensammlung\n§ 1 Verzeichnisse\n§ 2 Akten Abschnitt 6\n§ 3 Urschriften, Ausfertigungen und Abschriften Nebenakten\n§ 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen § 40 Nebenakten\n§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen § 41 Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte\n§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen § 42 Führung in Papierform\n§ 43 Elektronische Führung\nAbschnitt 2 § 44 Führung in Papierform und elektronische Führung\nUrkundenverzeichnis\nAbschnitt 7\n§ 7 Urkundenverzeichnis\n§ 8 Führung des Urkundenverzeichnisses Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste\n§ 9 Angaben im Urkundenverzeichnis § 45 Sammelakte\n§ 10 Ortsangabe\n§ 11 Angaben zur Amtsperson Abschnitt 8\n§ 12 Angabe der Beteiligten Generalakte\n§ 13 Angabe des Geschäftsgegenstands\n§ 46 Generalakte\n§ 14 Angabe der Urkundenart\n§ 47 Elektronische Führung\n§ 15 Angaben zu Ausfertigungen\n§ 16 Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen\nAbschnitt 9\n§ 17 Sonstige Angaben\n§ 18 Zeitpunkt der Eintragungen Sonstige Aufzeichnungen\n§ 19 Export der Eintragungen § 48 Hilfsmittel\n§ 20 Persönliche Bestätigung § 49 Ersatzaufzeichnungen","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2247\nAbschnitt 10 allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben.\nAufbewahrungsfristen Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die\n§ 50 Aufbewahrungsfristen im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektro-\n§ 51 Aufbewahrungsfristen für Altbestände nischen Notaraktenspeicher vorliegen, so hat die bisher\n§ 52 Sonderbestimmungen für Nebenakten\nzuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für\n§ 53 Sonderbestimmungen beim Übergang der Verwahrzustän-\ndie künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies\ndigkeit erforderlich ist.\nAbschnitt 1 §5\nAllgemeine Bestimmungen Sicherheit\nelektronischer Aufzeichnungen\n§1 (1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen\nVerzeichnisse Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch ge-\nDer Notar führt die folgenden Verzeichnisse: eignete und dem Stand der Technik entsprechende\nMaßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen.\n1. das Urkundenverzeichnis,\n(2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch ge-\n2. das Verwahrungsverzeichnis. eignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust,\nunzulässige Veränderung und unzureichende Verfüg-\n§2 barkeit zu sichern.\nAkten (3) Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den\nDer Notar führt die folgenden Akten: Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv verwen-\n1. die Urkundensammlung, det, sind sicher zu verwahren. Sie dürfen keiner ande-\nren Person überlassen werden.\n2. die Erbvertragssammlung,\n(4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den\n3. die elektronische Urkundensammlung, Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv benutzt,\n4. die Sondersammlung, keiner anderen Person preisgeben.\n5. die Nebenakten, (5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen\n6. die Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Perso-\nund nen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und\nmit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entspre-\n7. die Generalakte.\nchend umgehen.\n§3\n§6\nUrschriften,\nTechnische und\nAusfertigungen und Abschriften\norganisatorische Maßnahmen\n(1) Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigte Ab-\nschriften von Urkunden sind so herzustellen, dass sie Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhal-\ngut lesbar, dauerhaft und fälschungssicher sind. tensregeln nach Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h der\nVerordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parla-\n(2) Im Schriftbild der Urschrift einer Urkunde darf ments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz\nnichts unleserlich gemacht werden. natürlicher Personen bei der Verarbeitung personen-\n(3) Auf jeder Urschrift, Ausfertigung oder Abschrift bezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Auf-\neiner Urkunde sind die Urkundenverzeichnisnummer hebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grund-\nund die Jahreszahl anzugeben. verordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314\nvom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2)\n§4 die technischen und organisatorischen Maßnahmen,\ndie nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu\nForm und Übergabe\ntreffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen\nelektronischer Aufzeichnungen\nDaten zu gewährleisten, die in den elektronischen Auf-\n(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Datei- zeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten\nformats oder eines bestimmten Systems nicht durch elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.\nandere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vor-\ngeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeich- Abschnitt 2\nnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Datei-\nformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. Urkundenverzeichnis\nElektronische Aufzeichnungen können auch in einem\nanderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne §7\nerheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein Urkundenverzeichnis\nallgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden\n(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind\nkann.\n(2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von 1. Niederschriften (§§ 8, 36 und 38 des Beurkundungs-\nAkten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über, gesetzes),\nso hat die bisher zuständige Stelle der künftig zustän- 2. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungs-\ndigen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem gesetzes, die Folgendes enthalten:","2248 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\na) die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines 5. die Urkundenart (§ 14),\nHandzeichens, 6. gegebenenfalls Angaben zu Ausfertigungen (§ 15),\nb) die Beglaubigung der Zeichnung einer Namens-\n7. gegebenenfalls weitere Angaben zu Verfügungen\nunterschrift, von Todes wegen (§ 16) und\nc) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine\n8. gegebenenfalls sonstige Angaben (§ 17).\nPrivaturkunde vorgelegt worden ist,\nd) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 § 10\ndes Beurkundungsgesetzes,\nOrtsangabe\n3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Be-\nurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten: Ist das Amtsgeschäft in der Geschäftsstelle vorge-\nnommen worden, genügt als Ortsangabe die Angabe\na) die Beglaubigung einer elektronischen Signatur, „Geschäftsstelle“. Andernfalls ist die genaue Bezeich-\nb) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine nung des Ortes oder der Orte, an dem oder an denen\nPrivaturkunde vorgelegt worden ist, das Amtsgeschäft vorgenommen wurde, einzutragen.\nc) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 Hierbei ist soweit möglich die Anschrift anzugeben.\ndes Beurkundungsgesetzes,\n§ 11\n4. Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1 und\n§ 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung und Angaben zur Amtsperson\n5. Einigungen, Abschlussprotokolle, Vertragsbeurkun- Zur Amtsperson sind anzugeben\ndungen und Vertragsbestätigungen nach § 96 Ab- 1. der Familienname,\nsatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2\nSatz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereini- 2. der Vorname oder die Vornamen, soweit diese im\ngungsgesetzes. Rahmen der amtlichen Tätigkeit üblicherweise ver-\nwendet werden, und\n(2) Nicht in das Urkundenverzeichnis einzutragen\nsind insbesondere 3. die Amtsbezeichnung.\n1. Niederschriften über Wechsel- und Scheckproteste, § 12\n2. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsge-\nAngabe der Beteiligten\nsetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Be-\nurkundung erstellt und auf die betreffende Urschrift (1) Als Beteiligte sind einzutragen\noder eine Ausfertigung der Urkunde oder ein damit 1. bei Niederschriften nach den §§ 8 und 38 des Be-\nzu verbindendes Blatt gesetzt werden, und urkundungsgesetzes die Erschienenen, deren Erklä-\n3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Be- rungen beurkundet worden sind,\nurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit 2. bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungs-\neiner anderen Beurkundung erstellt werden und gesetzes) diejenigen, welche die Unterschrift, die\nderen Ausdruck mit einer Urschrift oder einer Aus- elektronische Signatur, das Handzeichen oder die\nfertigung der Urkunde verbunden wird. Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben,\n§8 3. bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Absatz 1 und\n§ 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung) die Par-\nFührung des teien,\nUrkundenverzeichnisses\n4. bei Amtshandlungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und\n(1) Das Urkundenverzeichnis wird getrennt nach Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99\nKalenderjahren geführt. Die Eintragungen jedes Kalen- Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes die\nderjahres sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Beteiligten im Sinne des Sachenrechtsbereinigungs-\n(2) Die Beurkundungen und sonstigen Amtshandlun- gesetzes,\ngen sind in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme 5. bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39a\neinzutragen. Ist eine Eintragung versehentlich unter- und 43 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, wel-\nblieben, so ist sie unter der nächsten fortlaufenden che die Beurkundung veranlasst haben.\nNummer nachzutragen. Ist eine Eintragung versehent-\nlich mehrfach erfolgt, so ist die wiederholte Eintragung Sind mehr als 20 Beteiligte einzutragen, genügt auch\nals gegenstandslos zu kennzeichnen. eine zusammenfassende Bezeichnung, es sei denn,\ndass die Beteiligten in den Fällen der §§ 8 oder 38\n§9 des Beurkundungsgesetzes Erklärungen zur Nieder-\nschrift abgegeben haben.\nAngaben im Urkundenverzeichnis\n(2) Zu den Beteiligten sind anzugeben\nDie Eintragung im Urkundenverzeichnis enthält fol-\ngende Angaben: 1. der Vorname oder die Vornamen,\n1. das Datum und den Ort oder die Orte der Beurkun- 2. der Familienname,\ndung oder der sonstigen Amtshandlung (§ 10), 3. der Geburtsname, wenn dieser nicht der Familien-\n2. die Amtsperson (§ 11), name ist,\n3. die Beteiligten (§ 12), 4. das Geburtsdatum und\n4. den Geschäftsgegenstand (§ 13), 5. der Wohnort.","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2249\nSofern dies zur Unterscheidung der Beteiligten erfor- § 16\nderlich ist, sind weitere Angaben aufzunehmen. Haben Weitere Angaben\nBeteiligte in Vertretung für eine andere Person gehan- bei Verfügungen von Todes wegen\ndelt und wurde dabei in eine Niederschrift statt des\nWohnorts eines Beteiligten ein Dienst- oder Geschäfts- (1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung\nort aufgenommen, so tritt dieser auch im Urkundenver- von Todes wegen, die der Notar dem Amtsgericht zur\nzeichnis an die Stelle des Wohnorts. Bei Beteiligten, die besonderen amtlichen Verwahrung abliefert (§ 34 Ab-\nkeine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1 satz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), ist zu ver-\ngenannten Angaben ihr Name und ihr Sitz anzugeben. merken, wann die Verfügung von Todes wegen abge-\nliefert wurde.\n(3) Zu den Beteiligten kann angegeben werden\n(2) Ist Gegenstand der Eintragung ein notariell ver-\n1. die Anschrift, wahrter Erbvertrag, so ist dies zu vermerken.\n2. die steuerliche Identifikationsnummer, (3) Zu der Eintragung eines notariell verwahrten Erb-\nvertrags sind jeweils unter Angabe des Datums zu\n3. die Wirtschafts-Identifikationsnummer und vermerken\n4. die Registernummer. 1. dessen nachträgliche Verbringung in die besondere\namtliche Verwahrung des Amtsgerichts,\n(4) Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere\nPerson gehandelt, sind neben den Beteiligten auch 2. dessen Rückgabe aus der notariellen Verwahrung\ndie vertretenen Personen aufzuführen. Absatz 1 Satz 2, und\nAbsatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit 3. dessen Ablieferung an das Amtsgericht nach Eintritt\nentsprechend. Vertretende und vertretene Personen des Erbfalls.\nsollen jeweils als solche gekennzeichnet werden.\n§ 17\n(5) In gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist\ndie Gesellschaft auch dann einzutragen, wenn sie nicht Sonstige Angaben\nBeteiligte ist. Absatz 2 Satz 4 und Absatz 3 gelten ent- (1) Wird durch eine Urkunde der Inhalt einer anderen\nsprechend. Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgeho-\nben, so ist bei den Eintragungen zu diesen Urkunden\n§ 13 auf die jeweils andere Eintragung zu verweisen.\nAngabe des Geschäftsgegenstands (2) Zu jeder Eintragung können weitere Angaben\naufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der\nDer Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hin- Amtspflichten dienen. Solche Angaben sind strukturiert\nreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. Hat die zu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies\nUrkundenarchivbehörde für den Geschäftsgegenstand vorsieht.\neine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese\nzu verwenden. § 18\nZeitpunkt der Eintragungen\n§ 14\nEintragungen in das Urkundenverzeichnis sind zeit-\nAngabe der Urkundenart nah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung oder\nder sonstigen Amtshandlung vorzunehmen. Sofern\n(1) Als Urkundenarten sind zu unterscheiden technische Probleme dies verhindern, sind die Eintra-\n1. Beglaubigungen von Unterschriften oder Hand- gungen unverzüglich nach Behebung der technischen\nzeichen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs, Probleme vorzunehmen.\n2. Beglaubigungen von Unterschriften oder Hand- § 19\nzeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs,\nExport der Eintragungen\n3. Verfügungen von Todes wegen, (1) Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die\n4. Vermittlungen von Auseinandersetzungen und Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkunden-\nverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei\n5. sonstige Beurkundungen und Beschlüsse. zu exportieren. Die Datei ist mit der qualifizierten elek-\n(2) Die Urkundenarchivbehörde kann innerhalb der tronischen Signatur des Notars zu versehen.\nin Absatz 1 genannten Urkundenarten weitere Differen- (2) Die in die Datei exportierten Eintragungen sind\nzierungen vorsehen. bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen\nzu speichern. Die Speicherung hat im Elektronischen\n§ 15 Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Urkundenarchiv-\nbehörde eine besondere Funktion dafür vorsieht.\nAngaben zu Ausfertigungen\n(3) Werden an den Eintragungen im Urkundenver-\nWird von einer Urkunde eine Ausfertigung erteilt, so zeichnis Änderungen vorgenommen, so dass diese\nist zu vermerken, wem und an welchem Tag die Aus- nicht mehr mit den in die Datei exportierten Eintragun-\nfertigung erteilt worden ist. Handelt es sich bei der gen übereinstimmen, sind die Eintragungen erneut zu\nAusfertigung um eine vollstreckbare Ausfertigung oder exportieren. Die Absätze 1 und 2 gelten insoweit ent-\neine weitere vollstreckbare Ausfertigung, so ist dies sprechend. Die Datei mit den früher exportierten Ein-\nebenfalls zu vermerken. tragungen bleibt gespeichert. Es genügt, wenn der","2250 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\nerneute Export nur die Eintragungen umfasst, an denen 5. die Einnahmen und die Ausgaben (§ 25) und\ndie Änderungen vorgenommen wurden. 6. den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts.\n§ 20 § 23\nPersönliche Bestätigung Massenummer\n(1) Durch den Notar persönlich bestätigt werden und Buchungsnummer\nmüssen (1) Die Massenummer setzt sich zusammen aus der\n1. Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Jahreszahl des Jahres, in dem die Verwahrungsmasse\nUrkundenverzeichnis betreffen, und in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wird, und\neiner für dieses Jahr fortlaufenden Nummer.\n2. Angaben zu Ausfertigungen (§ 15), unabhängig da-\nvon, wann diese erteilt werden. (2) Die Buchungsnummern werden für jede Verwah-\nrungsmasse gesondert und in fortlaufender Reihenfolge\nDer Inhalt von Änderungen oder Zusätzen und das vergeben.\nDatum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert\nwerden. § 24\n(2) Einer persönlichen Bestätigung nach Absatz 1 Angaben zu den Beteiligten\nbedürfen nicht\nFür die zu den Beteiligten einzutragenden Angaben\n1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf gilt § 12 Absatz 2 und 3 entsprechend.\nder Aufbewahrungsfrist,\n2. die Hinzufügung von Angaben im Sinne des § 9 § 25\nNummer 8 oder Angaben\n3. Änderungen und Zusätze sowie Angaben zu Aus- zu Einnahmen und Ausgaben\nfertigungen, bei denen aus dem Urkundenverzeich- (1) Die Einnahmen und die Ausgaben sind jeweils\nnis jederzeit nachvollziehbar ist, gesondert einzutragen für\na) durch wen sie erfolgt sind, 1. Wertpapiere und Kostbarkeiten, die zur Aufbewah-\nb) wann sie erfolgt sind und rung oder Ablieferung an Dritte entgegengenommen\nwurden,\nc) welchen Inhalt sie haben.\n2. Schecks oder Sparbücher, die zur Einlösung ent-\ngegengenommen wurden,\nAbschnitt 3\n3. Schecks, die zur Auszahlung ausgestellt wurden,\nVerwahrungsverzeichnis und\n§ 21 4. jedes Notaranderkonto.\nVerwahrungsverzeichnis (2) Jede Einnahme und jede Ausgabe ist im Ver-\nwahrungsverzeichnis unverzüglich unter Angabe der\nVerwahrungsmassen, die nach § 23 der Bundes- Buchungsnummer einzutragen. Einnahmen werden mit\nnotarordnung und nach den §§ 57 und 62 des Be- positivem Vorzeichen, Ausgaben mit negativem Vor-\nurkundungsgesetzes entgegengenommen werden, sind zeichen eingetragen. Eintragungen erfolgen unter dem\nin das Verwahrungsverzeichnis einzutragen, sobald Datum ihrer Vornahme. Weicht in den Fällen des Ab-\ndem Notar Werte zugeflossen sind. Nicht eingetragen satzes 1 Nummer 1 bis 3 das Datum der Einnahme oder\nwerden müssen der Ausgabe oder im Fall des Absatzes 1 Nummer 4\n1. Geldbeträge, die der Notar als Protestbeamter emp- das Datum der Wertstellung vom Datum der Eintragung\nfangen hat, wenn sie unverzüglich an die Berechtig- ab, so ist auch das abweichende Datum einzutragen.\nten herausgegeben werden, (3) Zu jeder Einnahme ist anzugeben, wer die auf-\n2. Wechsel und Schecks, die zum Zweck der Erhebung traggebende Person ist; zu jeder Ausgabe ist anzu-\ndes Protestes übergeben wurden, und geben, wer die empfangende Person ist. Ist an einer\nEinnahme oder einer Ausgabe eine dritte Person unmit-\n3. Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe. telbar beteiligt, so soll auch diese mit den in § 12 Ab-\nsatz 2 genannten Angaben eingetragen werden; § 12\n§ 22 Absatz 3 gilt entsprechend.\nAngaben im Verwahrungsverzeichnis (4) Zu jeder Eintragung können weitere Angaben\nJede Eintragung einer Verwahrungsmasse enthält aufgenommen werden, sofern diese der Erfüllung der\nfolgende Angaben: Amtspflichten dienen. Solche Angaben sind strukturiert\nzu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies\n1. die Massenummer,\nvorsieht.\n2. wenn die Verwahrung im Zusammenhang mit einem\nGeschäft steht, das im Urkundenverzeichnis einge- § 26\ntragen ist, die Urkundenverzeichnisnummer; andern-\nAngaben\nfalls ein sonstiges eindeutiges Zeichen,\nzu Wertpapieren und Kostbarkeiten\n3. die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses (§ 24), (1) Wertpapiere sind unter Angabe der Gattung, des\n4. das Datum des Tages, an dem der Notar die Ver- Nennbetrages, der Stückzahl, der Serien und der Num-\nwahrungsanweisung angenommen hat, mern einzutragen. Zins-, Renten- und Gewinnanteil-","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2251\nscheine oder Erneuerungsscheine sind durch Angabe (2) § 19 Absatz 2 und 3 gilt entsprechend.\nder Fälligkeitstermine oder der Nummern näher zu be-\nzeichnen. § 30\n(2) Kostbarkeiten sind aussagekräftig zu bezeichnen Persönliche Bestätigung\nund mit einem Schätzwert einzutragen.\n(1) Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im\n§ 27 Verwahrungsverzeichnis betreffen, müssen durch den\nNotar persönlich bestätigt werden. Der Inhalt der Ände-\nAngaben\nrung oder des Zusatzes und das Datum ihrer Vornahme\nzu Schecks und Sparbüchern\nmüssen dauerhaft dokumentiert werden.\n(1) Werden Schecks oder Sparbücher als Zahlungs-\n(2) Absatz 1 gilt nicht für\nmittel entgegengenommen, so werden sie hierbei als\nEinnahme eingetragen. Dabei sind der Nennbetrag so- 1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf\nwie die Nummer des Schecks und die Bezeichnung des der Aufbewahrungsfrist,\nKreditinstituts oder die Bezeichnung des Sparbuchs\n2. die Hinzufügung eines Verweises auf eine andere\nund dessen Nummer anzugeben.\nEinnahme oder Ausgabe und\n(2) Ein Scheck oder ein Sparbuch ist als Ausgabe\neinzutragen, wenn die Einlösung erfolgt ist. Dabei ist 3. Änderungen und Zusätze, bei denen aus dem Ver-\nauf die entsprechende Eintragung der Einnahme auf wahrungsverzeichnis jederzeit nachvollziehbar ist,\ndem Notaranderkonto zu verweisen. a) durch wen sie erfolgt sind,\n(3) Stellt sich ein Scheck als ungedeckt heraus, ist er b) wann sie erfolgt sind und\nals Ausgabe einzutragen.\nc) welchen Inhalt sie haben.\n(4) Ein zur Auszahlung ausgestellter Scheck ist als\nAusgabe einzutragen, wenn er zur Auszahlung weiter-\nAbschnitt 4\ngegeben worden ist. Absatz 1 Satz 2 gilt hierbei ent-\nsprechend. Wird der Scheck zulasten des Notar- Urkundensammlung,\nanderkontos eingelöst, ist er als Einnahme einzutragen. Erbvertragssammlung\nDabei ist auf die entsprechende Eintragung der Aus-\ngabe auf dem Notaranderkonto zu verweisen. § 31\n§ 28 Urkundensammlung\nAngaben zu Notaranderkonten (1) In der Urkundensammlung sind zu verwahren\n(1) Zu jedem Notaranderkonto sind einzutragen 1. bei Niederschriften über eine Verfügung von Todes\n1. das Kreditinstitut unter Angabe des Sitzes und des wegen\nBank Identifier Codes (BIC), a) eine beglaubigte Abschrift, wenn die Beteiligten\n2. die International Bank Account Number (IBAN), dies wünschen, und\n3. die Währung, in der das Notaranderkonto geführt b) ein Ausdruck der Bestätigung oder der Be-\nwird, sowie stätigungen über die Registrierung im Zentralen\nTestamentsregister,\n4. die Angabe, ob es sich um ein Giro- oder um ein\nFestgeldkonto handelt. 2. bei sonstigen Niederschriften, die in das Urkunden-\n(2) Umbuchungen zwischen Notaranderkonten sind verzeichnis einzutragen sind, die Urschrift,\njeweils wechselseitig als Einnahmen und als Ausgaben 3. bei Vermerken im Sinne des § 39 des Beurkundungs-\neinzutragen. Anstelle der auftraggebenden Person und gesetzes, die in das Urkundenverzeichnis einzutra-\nder empfangenden Person ist anzugeben, dass eine gen sind,\nUmbuchung stattgefunden hat.\na) die Urschrift, wenn diese in notarieller Verwah-\n(3) Werden Notaranderkonten elektronisch geführt, rung verbleibt,\nso sind die von den Kreditinstituten übermittelten Konto-\nauszüge, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die b) eine Abschrift, wenn die Urschrift ausgehändigt\ndie Führung der Notaranderkonten betreffen, und dies- wird und der Notar die Urkunde entworfen hat,\nbezügliche Aufträge und Mitteilungen an Kreditinstitute c) in den übrigen Fällen nach Ermessen des Notars\nim Verwahrungsverzeichnis zu speichern, soweit die eine Abschrift,\nUrkundenarchivbehörde dies vorsieht.\n4. bei einfachen elektronischen Zeugnissen im Sinne\n§ 29 des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die in das\nUrkundenverzeichnis einzutragen sind, ein Ausdruck\nExport der Eintragungen des elektronischen Dokuments,\n(1) Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind alle\n5. bei Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1\nEintragungen im Verwahrungsverzeichnis, die sich auf\nder Zivilprozessordnung die Urschrift mit der Urschrift\nein Verwahrungsgeschäft beziehen, das nicht bereits\ndes Vergleichs,\nvor Beginn dieses Kalenderjahres abgeschlossen war,\nzeitnah in eine Datei zu exportieren. Die Datei ist mit der 6. bei Vollstreckbarerklärungen nach § 1053 Absatz 4\nqualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu der Zivilprozessordnung die Urschrift mit einer be-\nversehen. glaubigten Abschrift des Schiedsspruchs,","2252 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\n7. bei Einigungen, Abschlussprotokollen, Vertragsbe- Abschnitt 5\nurkundungen und Vertragsbestätigungen nach § 96\nElektronische\nAbsatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2\nUrkundensammlung, Sondersammlung\nSatz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereini-\ngungsgesetzes die Urschrift.\n§ 34\n(2) Die Urkundensammlung ist nach der Reihenfolge\nder Eintragungen im Urkundenverzeichnis zu ordnen. Elektronische Urkundensammlung\n(3) Nachweise für die Vertretungsberechtigung, die (1) In der elektronischen Urkundensammlung wer-\nnach § 12 des Beurkundungsgesetzes der Niederschrift den die Dokumente in elektronischer Form verwahrt,\nbeigefügt werden sollen, werden der Urschrift beigefügt die nach § 31 in der Urkundensammlung verwahrt wer-\nund mit ihr in der Urkundensammlung verwahrt. den.\n(4) Einem in der Urkundensammlung verwahrten (2) Dokumente, die in Papierform erstellt wurden,\nDokument können andere Urschriften oder Unterlagen können verwahrt werden als\nbeigefügt und mit ihm verwahrt werden, wenn 1. elektronische Fassung (§ 56 des Beurkundungsge-\n1. diese mit dem verwahrten Dokument inhaltlich derart setzes),\nzusammenhängen, dass das verwahrte Dokument\n2. elektronisch beglaubigte Abschrift, wenn es sich bei\nohne die anderen Urschriften oder Unterlagen nicht ihnen um Ausfertigungen, beglaubigte Abschriften\nin zweckdienlicher Weise verwendet werden kann, oder einfache Abschriften handelt, oder\noder\n3. elektronische Abschriften, wenn es sich bei ihnen\n2. sie für die Rechtswirksamkeit oder die Durchführung\num einfache Abschriften handelt.\ndes beurkundeten Rechtsvorgangs bedeutsam sind.\n(3) Dokumente, die in elektronischer Form erstellt\n(5) Anstelle der Urschrift ist eine Ausfertigung oder\nwurden, können in dieser Form oder als elektronische\neine beglaubigte Abschrift in der Urkundensammlung\nFassung des Ausdrucks, der in der Urkundensammlung\nzu verwahren, wenn nach dem Beurkundungsgesetz\nverwahrt wird, verwahrt werden.\ndie Ausfertigung oder die beglaubigte Abschrift an die\nStelle der Urschrift tritt. (4) Tritt nach dem Beurkundungsgesetz eine Ausfer-\ntigung oder eine beglaubigte Abschrift an die Stelle der\n§ 32 Urschrift, so ist die elektronische Fassung der Urschrift\nzu verwahren. Ist eine Verwahrung der elektronischen\nErbvertragssammlung\nFassung der Urschrift nicht möglich, so ist eine elektro-\nErbverträge, deren besondere amtliche Verwahrung nische Fassung der Ausfertigung oder der beglaubigten\nausgeschlossen wurde, werden nach der Nummern- Abschrift zu verwahren, die an die Stelle der Urschrift\nfolge der Eintragungen im Urkundenverzeichnis in der getreten ist.\nErbvertragssammlung verwahrt.\n(5) In der elektronischen Urkundensammlung kann\nneben einer Niederschrift auch eine vollständige oder\n§ 33 auszugsweise Reinschrift von dieser verwahrt werden.\nSonderbestimmungen\nfür Verfügungen von Todes wegen § 35\n(1) Wird ein Erbvertrag aus der notariellen Verwah- Einstellung von Dokumenten\nrung zurückgegeben, so ist anstelle des Erbvertrags\nein Vermerk mit den Angaben nach § 9 Nummer 1 bis 3 (1) Dokumente, die nach § 34 in der elektronischen\nund der Urkundenverzeichnisnummer zur Erbvertrags- Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unver-\nsammlung zu nehmen. züglich nach der Eintragung in das Urkundenverzeich-\nnis in die elektronische Urkundensammlung eingestellt\n(2) Wird über die Rückgabe des Erbvertrags keine werden.\nNiederschrift errichtet, soll der Notar in dem Vermerk\ndie Erfüllung der ihm nach § 2300 Absatz 2 Satz 3 in (2) Elektronische Dokumente, die nach dem Beurkun-\nVerbindung mit § 2256 Absatz 1 Satz 2 des Bürger- dungsgesetz zusammen mit der elektronischen Fas-\nlichen Gesetzbuchs obliegenden Pflichten aktenkundig sung einer Urschrift oder Abschrift in der elektroni-\nmachen. Die Personen, an die der Erbvertrag zurück- schen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen\ngegeben wurde, sind mit den in § 12 Absatz 2 Satz 1 unverzüglich in die elektronische Urkundensammlung\nund 2 genannten Angaben zu bezeichnen. eingestellt werden.\n(3) Der Notar hat den Vermerk zu unterschreiben. (3) Nachdem ein Dokument in elektronischer Form in\ndie elektronische Urkundensammlung eingestellt wurde,\n(4) Auf Antrag aller Beteiligten ist diesen die in der\ndürfen auf der Urschrift oder Abschrift, die in der Ur-\nUrkundensammlung verwahrte beglaubigte Abschrift\nkundensammlung verwahrt wird, keine Vermerke mehr\neiner Verfügung von Todes wegen auszuhändigen.\nangebracht werden. Ergibt sich aus einer Rechts-\n(5) Wird bei einer Verfügung von Todes wegen vor vorschrift die Pflicht, auf der Urschrift oder Abschrift,\nderen Registrierung im Zentralen Testamentsregister die in der Urkundensammlung verwahrt wird, etwas zu\ndie Aushändigung der Urschrift zum Zwecke des Wider- vermerken, so ist der Vermerk auf einem gesonderten\nrufs durch Vernichtung verlangt, so sind die Absätze 1 Blatt niederzulegen, das mit der Urschrift oder Ab-\nbis 3 mit der Maßgabe entsprechend anzuwenden, dass schrift, die in der Urkundensammlung verwahrt wird,\nder Vermerk zur Urkundensammlung zu nehmen ist. zu verbinden ist.","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2253\n(4) Die Einstellung von Dokumenten in die elektro- § 39\nnische Urkundensammlung hat in einer für die Lang- Behandlung nach Ablauf der\nzeitarchivierung geeigneten Variante des PDF-Formats Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung\nzu erfolgen. Hat die Urkundenarchivbehörde im Ver-\nkündungsblatt der Bundesnotarkammer weitere Vorga- Erhält oder erstellt der Notar in Papierform ein Doku-\nben zu dem Dateiformat, das bei der Einstellung in die ment, für das die Frist zur Aufbewahrung in der Urkun-\nelektronische Urkundensammlung zu verwenden ist, densammlung bereits abgelaufen ist, so ist dieses\nbekannt gemacht, so sind diese zu beachten. Dokument in elektronischer Form in die elektronische\nUrkundensammlung einzustellen und dort zu verwah-\nren. Das in Papierform vorliegende Dokument darf nach\n§ 36 der Einstellung in die elektronische Urkundensammlung\nLöschung von Dokumenten vernichtet werden, es sei denn, dass das Interesse\nder Beteiligten oder Dritter an dessen Erhaltung eine\nDie Löschung von Dokumenten, die in der elektro- weitere Aufbewahrung gebietet.\nnischen Urkundensammlung verwahrt werden, muss\ndurch den Notar persönlich bestätigt werden. Dies gilt Abschnitt 6\nnicht für die Löschung von Dokumenten nach Ablauf\nNebenakten\nder Aufbewahrungsfrist.\n§ 40\n§ 37\nNebenakten\nSondersammlung (1) Zu allen Amtsgeschäften können Nebenakten\n(1) Wenn die Übertragung in ein elektronisches Doku- geführt werden. Eine Nebenakte muss geführt werden,\nment aufgrund der Beschaffenheit des Dokuments soweit dies zur Vornahme eines Amtsgeschäfts ge-\nunmöglich oder unzumutbar ist, unterbleibt die Einstel- boten ist. Die Nebenakten können als Sammelakten ge-\nlung in die elektronische Urkundensammlung. Die Über- führt werden, wenn ein sachlicher Grund hierfür besteht\ntragung von Dokumenten, die nicht größer als das und die geordnete Aktenführung sichergestellt ist.\nFormat DIN A3 sind, ist nicht allein wegen ihrer Größe (2) Nebenakten können insbesondere enthalten\nunzumutbar.\n1. die Kontaktdaten der Beteiligten,\n(2) In den Fällen des Absatzes 1 Satz 1 soll der Notar 2. Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erfor-\nin einem elektronischen Vermerk nach § 39a des Be- derlich sind, einschließlich Kopien vorgelegter Aus-\nurkundungsgesetzes das Dokument bezeichnen und weisdokumente,\nfeststellen, dass die Übertragung in ein elektronisches\n3. Schriftverkehr mit den Beteiligten, mit den Gerichten\nDokument unmöglich oder unzumutbar ist. Der Vermerk\nund den Behörden sowie andere Dokumente, die\nsoll mit einer elektronisch beglaubigten Abschrift des\nnicht zur Urkundensammlung zu nehmen sind,\nDokuments verbunden werden, wenn deren Herstel-\nlung nicht unmöglich oder unzumutbar ist. Der Vermerk 4. personenbezogene Daten besonderer Kategorien,\nund gegebenenfalls die elektronische Abschrift sollen insbesondere Informationen zur Gesundheit der Be-\nin der elektronischen Urkundensammlung verwahrt teiligten, soweit diese zur Erfüllung von Amtspflich-\nwerden. ten erforderlich sind, und\n(3) Dokumente, deren Übertragung in ein elektro- 5. weitere Informationen, die zur Erfüllung der beurkun-\nnisches Dokument unterblieben ist, sind nach der dungsrechtlichen Pflichten oder sonst zur Vornahme\nReihenfolge ihrer Eintragung im Urkundenverzeichnis des Amtsgeschäfts erforderlich sind.\nin einer gesonderten Sammlung zu verwahren (Sonder-\nsammlung). Auf den Dokumenten ist zu vermerken, zu § 41\nwelcher Urkundenverzeichnisnummer sie gehören. Eine Sonderbestimmungen\nvollständige oder auszugsweise Abschrift der Doku- für Verwahrungsgeschäfte\nmente kann in die Urkundensammlung aufgenommen (1) Zu jedem Verwahrungsgeschäft ist eine Neben-\nwerden. Auf der Abschrift ist zu vermerken, dass es akte zu führen. Die Führung von Sammelakten ist für\nsich um die Abschrift eines Dokuments aus der Son- Verwahrungsgeschäfte nicht zulässig.\ndersammlung handelt.\n(2) Zu den Nebenakten für Verwahrungsgeschäfte\nsind insbesondere zu nehmen\n§ 38\n1. sämtliche Verwahrungsanträge und -anweisungen\nSonderbestimmungen (§ 57 Absatz 2 bis 4 des Beurkundungsgesetzes),\nfür Verfügungen von Todes wegen\n2. die Treuhandaufträge und die Verwahrungsanwei-\n(1) Wird den Beteiligten nach § 33 Absatz 4 die in sungen, die dem Notar im Zusammenhang mit dem\nder Urkundensammlung verwahrte beglaubigte Abschrift Vollzug desjenigen Geschäfts erteilt worden sind,\neiner Verfügung von Todes wegen ausgehändigt, so ist das der Verwahrung zugrunde liegt (§ 57 Absatz 6\nauch die elektronisch beglaubigte Abschrift, die in der des Beurkundungsgesetzes),\nelektronischen Urkundensammlung verwahrt wird, zu 3. Änderungen oder Ergänzungen der Verwahrungs-\nlöschen. anweisungen und der Treuhandaufträge,\n(2) Ein Vermerk nach § 33 Absatz 5 ist auch in die 4. Annahmeerklärungen (§ 57 Absatz 2 Nummer 3 und\nelektronische Urkundensammlung aufzunehmen. Absatz 5 des Beurkundungsgesetzes) und","2254 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\n5. Belege, Kontoauszüge und Abschriften von Abrech- das für Dokumente in der elektronischen Urkunden-\nnungen und Kostenberechnungen, die die Verwah- sammlung vorgeschrieben ist.\nrung betreffen.\n(3) Sämtliche Nebenakten zu laufenden Verwahrungs- § 44\ngeschäften sind einheitlich in Papierform oder elektro- Führung\nnisch zu führen. Ein Wechsel der Form der Aktenfüh- in Papierform und elektronische Führung\nrung ist nur zu Beginn eines Kalenderjahres zulässig.\n(1) Werden die Nebenakten zu einzelnen Amtsge-\nFür Verwahrungsmassen, die vor einem Wechsel nach\nschäften in Papierform und zu anderen Amtsgeschäften\nSatz 2 in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wur-\nelektronisch geführt, so ist durch geeignete Vorkehrun-\nden, kann es abweichend von Satz 1 bei der früheren\ngen sicherzustellen, dass die jeweiligen Nebenakten\nForm der Aktenführung verbleiben. Ist das Verwah-\nproblemlos auffindbar und zugänglich sind.\nrungsverhältnis beendet, so ist es zulässig, zunächst\nin Papierform geführte Nebenakten nur noch elektro- (2) Wird die Nebenakte zu einem Amtsgeschäft teil-\nnisch aufzubewahren. Die Aufsichtsbehörde kann Aus- weise in Papierform und teilweise elektronisch geführt,\nnahmen von den Regelungen der Sätze 1 und 2 zu- so ist durch geeignete Vorkehrungen die Transparenz,\nlassen. die Vollständigkeit und die Verfügbarkeit des Akten-\ninhalts sicherzustellen.\n(4) Kontoauszüge sind mit der Massenummer zu\nversehen. Belege für Einnahmen und Ausgaben sind\njeweils mit der Massenummer und der Buchungsnum- Abschnitt 7\nmer zu versehen. Führt der Notar aufgrund einer Über- Sammelakte\ntragung der Verwahrzuständigkeit nach § 51 Absatz 1 für Wechsel- und Scheckproteste\nund 3 der Bundesnotarordnung die Verwahrungsge-\nschäfte eines anderen Notars fort, so soll der Buchungs- § 45\nnummer ein Zusatz vorangestellt werden, der eine\nUnterscheidung zwischen den vor und den nach der Sammelakte\nÜbertragung der Verwahrzuständigkeit zu den Neben- (1) Beglaubigte Abschriften von Protesturkunden, die\nakten genommenen Dokumenten erlaubt. bei der Aufnahme von Wechsel- oder Scheckprotesten\n(5) Kontoauszüge und sonstige Mitteilungen von zurückbehalten wurden, und Vermerke, die über den\nKreditinstituten und an Kreditinstitute, die die Führung Inhalt des Wechsels, der Wechselabschrift oder des\nder Notaranderkonten betreffen, müssen nicht in den Schecks aufgenommen wurden (Artikel 85 Absatz 2\nNebenakten aufbewahrt werden, wenn sie elektronisch Satz 2 und 3 des Wechselgesetzes, Artikel 55 Absatz 3\nim Verwahrungsverzeichnis gespeichert sind. Im Übrigen des Scheckgesetzes), sind in einer Sammelakte zu ver-\nsind Belege und Kontoauszüge sowie Erklärungen einigen.\nnach Absatz 2 Nummer 4 im Original aufzubewahren, (2) Die beglaubigten Abschriften der Protesturkunden\nsofern sie nicht aufgrund der für die Führung der und die Vermerke sind möglichst auf dasselbe Blatt\nNebenakte gewählten Form in eine andere Form über- zu setzen und nach der Reihenfolge ihrer Erstellung zu\ntragen werden müssen. ordnen. Die beglaubigten Abschriften der Protesturkun-\nden sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.\n§ 42 (3) Anstelle der in Absatz 1 bezeichneten Abschriften\nFührung in Papierform und Vermerke können auch elektronisch beglaubigte\nAbschriften in dem Dateiformat aufbewahrt werden,\nWerden die Nebenakten in Papierform geführt, müs-\ndas für Dokumente in der elektronischen Urkunden-\nsen die aufgenommenen Dokumente nachvollziehbar\nsammlung vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrung muss\ngeordnet sein. Werden Sammelakten geführt, so ist er-\nfür die in einem Kalenderjahr angefallenen Urkunden\nforderlichenfalls durch besondere Vorkehrungen dafür\neinheitlich in Papierform oder in elektronischer Form\nzu sorgen, dass die Verfügbarkeit aller Inhalte sicher-\nerfolgen.\ngestellt ist und die Dokumente, die zu einzelnen Amts-\ngeschäften gehören, aufgefunden werden können.\nAbschnitt 8\n§ 43 Generalakte\nElektronische Führung\n§ 46\n(1) Werden die Nebenakten elektronisch geführt,\nmüssen die Nebenakten und die darin aufgenommenen Generalakte\nDokumente durch einen strukturierten Datensatz be- (1) Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemei-\nschrieben sein. Hat die Bundesnotarkammer in ihrem nen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. Sie ent-\nVerkündungsblatt nähere Angaben zu dem strukturier- hält insbesondere\nten Datensatz sowie zu den Dateiformaten bekannt\n1. Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, insbe-\ngemacht, die bei der Führung der Nebenakten zu ver-\nsondere zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen\nwenden sind, so sind diese zu beachten. Die Bekannt-\nund Vertretungsbestellungen,\nmachung im Verkündungsblatt kann zu technischen\nEinzelheiten auf eine Veröffentlichung im Internet Be- 2. Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den\nzug nehmen. dazugehörigen Schriftverkehr,\n(2) Eine elektronisch geführte Nebenakte muss je- 3. Schriftverkehr mit der Notarkammer sowie der\nderzeit in das Dateiformat überführt werden können, Notarkasse und der Ländernotarkasse,","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2255\n4. Unterlagen über die Einhaltung der datenschutz- gen unverzüglich nachzutragen und anschließend zu\nrechtlichen Vorgaben, vernichten oder zu löschen.\n5. Unterlagen über die Einhaltung der geldwäsche-\nrechtlichen Vorgaben, Abschnitt 10\nAufbewahrungsfristen\n6. Originale oder Kopien der Unterlagen über die\nBerufshaftpflichtversicherung einschließlich des Ver-\n§ 50\nsicherungsscheins und der Belege über die\nPrämienzahlung, soweit nicht eine Gruppenberufs- Aufbewahrungsfristen\nhaftpflichtversicherung nach § 113 Absatz 3 Num- (1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 er-\nmer 3 der Bundesnotarordnung besteht, stellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen:\n7. Niederschriften über Verpflichtungen nach § 26 der 1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre,\nBundesnotarordnung,\n2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre,\n8. Verträge im Sinne des § 26a Absatz 3 der Bundes- 3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku-\nnotarordnung und Nachweise über Verpflichtungen mente 30 Jahre,\nim Sinne des § 26a Absatz 6 Satz 1 der Bundes-\nnotarordnung, 4. für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Doku-\nmente 100 Jahre,\n9. Anzeigen nach § 27 der Bundesnotarordnung,\n5. für die in der elektronischen Urkundensammlung\n10. Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare verwahrten Dokumente 100 Jahre,\nErklärungen,\n6. für die in der Sondersammlung verwahrten Doku-\n11. mit einer Zertifizierung verbundene Schriftstücke mente 100 Jahre,\nund\n7. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente\n12. generelle Bestimmungen über die Verlängerung der 7 Jahre,\nAufbewahrungsfrist von Nebenakten. 8. für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheck-\n(2) Die Generalakte ist entweder nach Sachgebieten proteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und\ngeordnet zu gliedern oder mit fortlaufenden Seiten- 9. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente\nzahlen und einem Inhaltsverzeichnis zu versehen. 30 Jahre.\n(2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen:\n§ 47\n1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis mit dem\nElektronische Führung\nKalenderjahr, das auf die Eintragung folgt,\n(1) Soll die Generalakte teilweise in Papierform und\n2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis mit\nteilweise elektronisch geführt werden, so ist die je-\ndem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Ver-\nweilige Form auf ganze Jahrgänge, ganze Sachgebiete\nwahrungsgeschäfts folgt,\noder ganze Jahrgänge ganzer Sachgebiete zu er-\nstrecken. 3. für Dokumente, die in der Urkundensammlung, der\nErbvertragssammlung, der elektronischen Urkunden-\n(2) Im Übrigen gilt für die elektronische Führung der sammlung, der Sondersammlung oder der Sammel-\nGeneralakte § 43 entsprechend. akte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt wer-\nden, mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung\nAbschnitt 9 oder die sonstige Amtshandlung folgt,\nSonstige Aufzeichnungen 4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit\ndem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amts-\n§ 48 geschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt\nHilfsmittel wurde, und\nHilfsmittel dürfen so lange wie die dazugehörigen 5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit\nUnterlagen aufbewahrt werden. Für die Übergabe elek- dem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die\ntronisch geführter Hilfsmittel gilt § 4 Absatz 2 entspre- Generalakte folgt.\nchend.\n§ 51\n§ 49 Aufbewahrungsfristen für Altbestände\nErsatzaufzeichnungen (1) Für Unterlagen, die zwischen dem 1. Januar 1950\nund dem 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten\n(1) Ist ein Zugriff auf das Elektronische Urkundenar-\nfolgende Aufbewahrungsfristen:\nchiv oder auf andere für die elektronische Verzeichnis-\nführung verwendete Systeme nicht möglich, so sind die 1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis und\nfür diese Systeme bestimmten Aufzeichnungen ersatz- das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle 100 Jahre,\nweise in Papierform oder in elektronischer Form vor- 2. für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das\nzunehmen. Namensverzeichnis zum Massenbuch und die An-\n(2) Sobald ein Zugriff auf das Elektronische Urkun- derkontenliste 30 Jahre,\ndenarchiv oder auf andere für die elektronische Ver- 3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku-\nzeichnisführung verwendete Systeme wieder möglich mente einschließlich der gesondert aufbewahrten\nist, sind die ersatzweise vorgenommenen Aufzeichnun- Erbverträge 100 Jahre,","2256 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020\n4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente die Nebenakten bestimmen, wenn er hieran ein berech-\n7 Jahre, tigtes Interesse hat oder ein berechtigtes Interesse der\nBeteiligten oder des Rechtsverkehrs anzunehmen ist.\n5. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheck-\nDer Notar hat eine solche Aufbewahrungsfrist nach\nproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und\npflichtgemäßem Ermessen zu bestimmen; sie darf\n6. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente höchstens 30 Jahre betragen. Eine nachfolgend für\n30 Jahre. die Verwahrung zuständige Stelle ist an die Bestim-\n(2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen mung einer längeren Aufbewahrungsfrist gebunden.\n1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis, (3) Ordnet der Notar nach § 35 Absatz 6 der Bun-\ndas Namensverzeichnis, das Verwahrungsbuch, das desnotarordnung an, dass eine Nebenakte nach Ablauf\nMassenbuch, das Namensverzeichnis zum Massen- der Aufbewahrungsfrist im Einzelfall weiter aufzube-\nwahren ist, so ist dies mit dem Grund der weiteren\nbuch und die Anderkontenliste mit dem Kalender-\nAufbewahrung auf der Akte zu vermerken. Wird die\njahr, das auf das Kalenderjahr folgt, für das sie ge-\nNebenakte elektronisch geführt, sind die Anordnung\nführt wurden,\nder weiteren Aufbewahrung und der Grund für die An-\n2. für die in der Urkundensammlung verwahrten Doku- ordnung in einer dem Vermerk gleichwertigen Form zu\nmente einschließlich der gesondert aufbewahrten dokumentieren.\nErbverträge mit dem Kalenderjahr, das auf die Be-\nurkundung folgt, § 53\n3. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit Sonderbestimmungen\ndem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amts- beim Übergang der Verwahrzuständigkeit\ngeschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt\nwurde, Ist die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten\nund Verzeichnissen auf eine andere Stelle über-\n4. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheck- gegangen, so darf diese die Akten und Verzeichnisse\nproteste verwahrten Dokumente mit dem Kalender- mindestens bis zum Ende des siebten Kalenderjahres\njahr, das auf die Amtshandlung folgt, und aufbewahren, das auf die Übernahme der Verwahr-\n5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit zuständigkeit für diese Akten und Verzeichnisse folgt.\ndem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die Satz 1 gilt nicht\nGeneralakte folgt. 1. für Akten und Verzeichnisse, die im elektronischen\n(3) Werden bei den Nebenakten beglaubigte Abschrif- Urkundenarchiv geführt werden,\nten von Verfügungen von Todes wegen aufbewahrt, die 2. für andere elektronisch geführten Akten und Ver-\nauf Wunsch des Erblassers oder der Vertragsschließen- zeichnisse, zu denen die Aufbewahrungsfristen so\nden zurückbehalten wurden und von denen keine be- strukturiert erfasst wurden, dass eine Löschung\nglaubigte Abschrift in der Urkundensammlung verwahrt ohne größeren Aufwand möglich ist, und\nwird, so gelten für diese abweichend von Absatz 1\nNummer 4 und Absatz 2 Nummer 3 die Bestimmungen 3. für den Fall, dass die Zuständigkeit an die Stelle\ndes Absatzes 1 Nummer 3 und des Absatzes 2 Num- zurückfällt, die ursprünglich für die Verwahrung zu-\nmer 2 entsprechend. ständig war.\n(4) Vor dem 1. Januar 1950 entstandene Unterlagen Fällt die Zuständigkeit an eine sonstige Stelle zurück,\nsind dauernd aufzubewahren. Eine Pflicht zur Konser- die bereits einmal für die Verwahrung zuständig war, so\nvierung besteht nicht. Werden solche Unterlagen nach reduziert sich für diese die Frist nach Satz 1 um die\n§ 119 der Bundesnotarordnung in die elektronische Zeit, die sie bereits für die Verwahrung zuständig war.\nForm übertragen, sind die elektronischen Dokumente\ndauernd aufzubewahren. Für die übertragenen Doku- Artikel 2\nmente gelten die Fristen, die anwendbar wären, wenn\ndie Dokumente zum Zeitpunkt der Übertragung erst- Änderung der\nmals zu den Unterlagen der verwahrenden Stelle ge- Notarfachprüfungsverordnung\nlangt wären. Die Landesjustizverwaltung kann ab- Die Notarfachprüfungsverordnung vom 7. Mai 2010\nweichend von Satz 1 eine Aufbewahrungsfrist anordnen, (BGBl. I S. 576), die durch Artikel 138 der Verordnung\nwenn die Belange der Rechtspflege und die Rechte der vom 31. August 2015 (BGBl. I S. 1474) geändert wor-\nBetroffenen gewahrt sind. Die Aufbewahrungsfrist darf den ist, wird wie folgt geändert:\nnicht vor dem Ablauf des 31. Dezember 2049 enden.\n1. § 2 wird wie folgt geändert:\n§ 52 a) Absatz 2 Satz 2 wird aufgehoben.\nSonderbestimmungen für Nebenakten b) In Absatz 3 Satz 1 werden die Wörter „bestimmt\neines seiner Mitglieder zur Vorsitzenden oder zum\n(1) Werden die Nebenakten für mehrere Amtsge-\nVorsitzenden“ durch die Wörter „überträgt einem\nschäfte gemeinsam geführt, darf ihr gesamter Inhalt\nseiner Mitglieder den Vorsitz“ ersetzt.\nbis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist des letzten\nAmtsgeschäfts aufbewahrt werden. 2. § 3 Absatz 3 Satz 1 wird wie folgt gefasst:\n(2) Der Notar kann im Einzelfall, für einzelne Arten „Die Aufgabenkommission überträgt jeweils einem\nvon Rechtsgeschäften oder für einzelne Arten von ihrer Mitglieder den Vorsitz und den stellvertreten-\nAmtsgeschäften eine längere Aufbewahrungsfrist für den Vorsitz.“","Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 48, ausgegeben zu Bonn am 28. Oktober 2020 2257\n3. In § 8 Absatz 2 Satz 1 wird das Wort „acht“ durch scheide über das Ergebnis der notariellen Fach-\ndas Wort „zehn“ ersetzt. prüfung betreffen.\n4. § 10 Absatz 2 wird wie folgt geändert: (2) Sonstige Prüfungsunterlagen sind fünf Jahre\na) Satz 1 wird wie folgt gefasst: aufzubewahren und anschließend zu vernichten, so-\nfern nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrungs-\n„Für jeden Prüfungsort überträgt die Leitung des dauer erforderlich ist. Gleiches gilt für die zu Mitglie-\nPrüfungsamtes für jeden Prüfungstermin einer dern der Aufgabenkommission, Prüferinnen und\nPerson mit Befähigung zum Richteramt die örtli- Prüfern, Prüfungsleitungen sowie Aufsichtspersonen\nche Prüfungsleitung.“ geführten Akten.\nb) In Satz 2 werden die Wörter „Die örtliche Prü- (3) Die Frist beginnt in den Fällen des Absatzes 1\nfungsleitung“ durch das Wort „Diese“ ersetzt. und des Absatzes 2 Satz 1 mit dem Ablauf des Jah-\n5. § 14 Absatz 4 wird wie folgt geändert: res, in dem das Prüfungsergebnis dem Prüfling be-\na) In Satz 2 wird das Wort „nehmen“ durch das Wort kanntgegeben worden ist. In den Fällen des Absat-\n„sollen“ und das Wort „teil“ durch das Wort „teil- zes 2 Satz 2 beginnt die Frist mit dem Ablauf des\nnehmen“ ersetzt. Jahres, in dem die Person aus dem Amt ausgeschie-\nden ist.\nb) Satz 4 wird wie folgt gefasst:\n(4) Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig.“\n„Prüfungsgespräche sind spätestens nach Ablauf\nvon etwa 90 Minuten durch eine angemessene\nPause zu unterbrechen.“\nArtikel 3\n6. § 21 wird wie folgt gefasst: Inkrafttreten\n„§ 21 (1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absat-\nzes 2 am 1. Januar 2022 in Kraft.\nAufbewahrungsfristen\n(2) Am Tag nach der Verkündung treten in Kraft:\n(1) Zeugnisse und Bescheide über das Ergebnis\nder notariellen Fachprüfung sowie die zugehörigen 1. in Artikel 1 die §§ 4, 5 Absatz 1 und 2, § 6, Ab-\nZustellungsnachweise sind 50 Jahre aufzubewahren schnitt 6, mit Ausnahme des § 41 Absatz 4 und 5,\nund anschließend zu vernichten. Gleiches gilt für die sowie Abschnitt 8 der Verordnung über die Führung\ndem Prüfungsamt übermittelten Ausfertigungen oder notarieller Akten und Verzeichnisse;\nAbschriften gerichtlicher Entscheidungen, die Be- 2. Artikel 2.\nDer Bundesrat hat zugestimmt.\nBerlin, den 13. Oktober 2020\nDie Bundesministerin\nder Justiz und für Verbraucherschutz\nChristine Lambrecht"]}